La satisfaction reste le levier de fidélisation des clients et, par conséquent, de la pérennité de l’activité de votre entreprise. Afin de la favoriser, un service logistique performant est de mise. Gage d’une organisation efficace, il permet de mieux gérer chaque tâche pour gagner du temps tout en améliorant la qualité de production. C’est la raison pour laquelle de nombreuses sociétés choisissent de sous-traiter leur logistique pour profiter de l’expertise d’un spécialiste en la matière. Si vous souhaitez, vous aussi, déléguer cette activité, voici comment vous y prendre étape par étape.
Établir un cahier de charges logistique
En tant qu’entreprise donneuse d’ordre, vous devez établir un cahier de charges logistique si vous envisagez d’engager un sous-traitant. Prenant la forme d’un document, il vous permet de détailler vos objectifs, vos attentes et vos exigences en termes de qualité et de performance. Il explique en détail vos besoins en mentionnant les modalités de réalisation, notamment les normes à suivre, les contraintes techniques et les méthodes à utiliser. Les contenus de ce document s’avèrent importants, car ils garantissent la bonne collaboration et la bonne compréhension du projet.
Dans le cahier de charges logistiques, vous devez à priori présenter votre entreprise. Décrivez votre activité, les marchés sur lesquels votre enseigne évolue, sa position actuelle et ses ambitions. Ces informations peuvent paraître anodines, mais sont importantes. Elles permettent en effet de vous identifier, et aident le prestataire à mieux comprendre votre situation et vos enjeux.
Le sous-traitant a aussi besoin de saisir votre mode de fonctionnement afin de pouvoir y apporter une solution logistique réellement intégrée. Il convient donc de mentionner la place de la logistique au sein de votre entreprise en précisant les services concernés par l’appel d’offres. Il est aussi crucial de préciser le niveau de service souhaité en matière de délais et de qualité. Par ailleurs, il ne faut pas oublier de mettre en place un calendrier clair et daté concernant les dates d’échéances.
Les candidats sous-traitants pourront ainsi évaluer facilement leurs capacités à satisfaire vos besoins. En tant qu’experts en logistique, ils pourront aussi vous aider à fixer des objectifs réalistes afin de mieux cadrer votre budget, et de maîtriser efficacement les coûts logistiques.
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Sélectionner le bon sous-traitant
Après la rédaction d’un cahier de charges logistique clair et détaillé, vous pourrez déterminer le type de prestataire qu’il vous faut (1PL [First Party Logistics], 2PL [Second Party Logistics], 3PL [Third Party Logistics], 4PL [Fourth Party Logistics] ou 5PL [Fifth Party Logistics]). Pour sélectionner le meilleur sous-traitant, il faut considérer divers paramètres.
Intéressez-vous avant tout aux expériences professionnelles des candidats sous-traitants potentiels. Ce facteur reste un bon moyen d’évaluer les compétences des prestataires. N’hésitez pas à demander s’ils ont déjà travaillé sur des projets similaires au vôtre. En outre, cherchez les témoignages des anciens clients qui étaient satisfaits par leurs services.
En sous-traitant tout ou partie de votre opération logistique, vous devez être conscient des risques auxquels vous vous exposez. C’est pourquoi il reste judicieux de vous assurer de la fiabilité et de la stabilité financière de votre sous-traitant. Effectivement, si le prestataire fait faillite au moment de l’accomplissement de ses missions, vous pourrez avoir de gros ennuis.
Il faudra en outre vous renseigner sur la technologie utilisée par le sous-traitant en logistique. Privilégiez un prestataire qui dispose d’un logiciel vous permettant d’accéder plus facilement, en temps réel et à tout moment à l’ensemble des informations. Vous pourrez ainsi vous assurer aisément du bon déroulement des opérations, et anticiper les éventuels problèmes.
Enfin, évaluez attentivement le devis proposé par le prestataire. Assurez-vous qu’aucun coût supplémentaire ne se cache derrière les tarifs qui vous seront suggérés. Vous souhaitez connaître le prix de notre sous-traitance logistique, demandez un devis ici.
Élaborer le contrat de sous-traitance
Une fois le bon sous-traitant choisi, il convient de formaliser la collaboration avec un contrat de sous-traitance. Cette convention régit et organise la relation commerciale entre vous (entreprise donneuse d’ordre) et le prestataire. Elle permet non seulement de garantir le bon déroulement des opérations, mais également de protéger les parties en cas de litige.
Votre contrat de sous-traitance doit alors comprendre les mentions suivantes :
- l’objet de la convention,
- l’identification de l’entreprise donneuse d’ordre et du sous-traitant,
- les modalités de réalisation des missions logistiques,
- le périmètre géographique de l’activité,
- le prix de la prestation (tarifs fixes et variables),
- la durée du partenariat,
- les modalités de rupture, de résiliation et de sanction,
- les obligations de chacune des deux parties.
Une fois le contrat de sous-traitance signé et daté, les deux parties sont engagées. En tant qu’entreprise donneuse d’ordre, vous êtes contraint de fournir l’ensemble des instructions permettant au prestataire de réaliser ses missions, et de payer le prix convenu. De son côté, le sous-traitant doit exécuter les tâches. Il a aussi un devoir de renseignement envers vous.