De nos jours, de plus en plus d’entreprises confient le nettoyage de leurs locaux à un sous-traitant. C’est une excellente solution pour profiter d’une réelle expertise dans le domaine, car les agents de ce genre de société sont formés pour leur métier. Grâce à leur savoir-faire, vous aurez la garantie d’un travail effectué dans les règles de l’art. Afin de bénéficier d’un service à la hauteur de vos attentes, il reste primordial d’élaborer un cahier de charges clair et détaillé. Voici comment vous y prendre.
Les étapes à suivre pour rédiger un cahier des charges
Le cahier de charge est un moyen de rappeler à votre sous-traitant son obligation de résultat. Incomplet ou mal formulé, il risque d’entraîner des désaccords entre vous et la société de nettoyage. Pour réussir la rédaction de ce document, voici les étapes clés à suivre.
Présenter votre société
Avant tout, décrivez brièvement votre entreprise. Il ne s’agit pas ici d’être exhaustif. Listez tout simplement les informations essentielles, comme :
- votre secteur d’activité,
- votre cœur de métier,
- vos produits ou services phares,
- vos différents interlocuteurs et partenaires,
- votre vision à court, moyen et long terme.
La société de nettoyage a en effet besoin de saisir votre identité afin de comprendre votre situation et l’enjeu de son intervention. Cela lui permet aussi de connaître les éventuelles normes spécifiques à appliquer durant la réalisation de ses missions.
Lister les différentes zones des locaux à nettoyer
Pour continuer, listez les différentes pièces à nettoyer avec leurs surfaces approximatives. Ensuite, découpez les locaux en zones, en fonction de contraintes relatives à la fréquentation, aux équipements, au personnel et à la destination finale. Il semble évident que la prestation de ménage ne sera pas la même pour un local informatique, une salle de réunion ou une cafétéria.
Rassembler les pièces selon leurs exigences en termes de sous traitance nettoyage
Après avoir listé les différentes pièces à nettoyer, il faut les regrouper suivant leurs similitudes. Vous devez préciser à votre sous-traitant les zones nécessitant un soin particulier, comme les bureaux des dirigeants ou les espaces destinés à accueillir du public. Le prestataire pourra ainsi définir la méthode de travail la plus efficace.
Dresser la liste de prestations souhaitées
Pour vous prémunir contre toute ambiguïté, prenez le temps de lister les prestations souhaitées. Vous devez donc définir clairement vos besoins. Ce faisant, posez-vous les bonnes questions au préalable. Voulez-vous que tous les sols, meubles et murs soient pris en charge ? Ou au contraire, est-ce que votre sous-traitant s’occupera uniquement de grandes baies vitrées difficiles d’accès ? Soyez précis pour bénéficier d’un service à la hauteur de vos attentes.
Préciser la fréquence des prestations et la plage horaire d’intervention
L’établissement de votre cahier des charges progresse. Puisque vous connaissez maintenant vos réels besoins en matière d’entretien, il faut fixer la fréquence d’intervention de votre sous-traitant. Est-ce que vous prévoyez un entretien ponctuel ou régulier (quotidien, hebdomadaire ou mensuel) ? Si certaines pièces nécessitent un nettoyage fréquent ou si vous désirez faire entretenir votre mobilier et vos moquettes avant un évènement particulier, tout doit être mentionné dans le document.
Il est également important d’indiquer la plage horaire d’intervention du sous-traitant. Pour ne pas perturber votre activité économique, vous pouvez faire intervenir le prestataire avant ou après les heures de travail, voire durant la nuit.
Les autres informations essentielles à inclure dans le document
N’hésitez pas à inclure dans le cahier des charges les éventuelles restrictions ou interdictions pour des raisons de sécurité ou de confidentialité. Vous pouvez aussi exiger l’emploi de produits respectueux de l’environnement si vous le souhaitez.
Quels que soient vos besoins en matière des prestations, de fréquence et d’horaires d’intervention, vous pouvez faire confiance à notre service de sous-traitance nettoyage. Cliquez ici pour obtenir un devis.
Ce qu’il faut savoir lors de l’établissement d’un cahier des charges
Il existe des obligations légales en termes de propreté de locaux professionnels. Tous les dirigeants doivent s’y soumettre. Cela dépend de votre domaine d’activité. Certes, selon le Code de travail, toutes les entreprises sont contraintes de proposer un environnement sain à leurs salariés. Néanmoins, certaines sociétés doivent se conformer à des normes strictes. Par exemple, le système ADPCM (Analyse des dangers et des points critiques pour leur maîtrise) est de rigueur dans le secteur alimentaire.
Vous devrez donc connaître l’ensemble de normes en vigueur qu’il faut respecter. N’hésitez pas à faire venir les candidats sous-traitants au sein de vos locaux. Ils peuvent dans ce cas vous communiquer les normes applicables et vous aider à établir un cahier des charges approprié. Profitez-en pour demander un devis détaillé. C’est un excellent moyen de faire jouer la concurrence afin de dénicher le meilleur prestataire.
Dans tous les cas, il demeure crucial d’organiser une visite des lieux avec votre sous-traitant. Cela lui permet de s’engager à tenir l’obligation de résultat en toute connaissance de cause.
