La sous-traitance consiste pour le donneur d’ordre à faire appel à un autre prestataire pour exécuter une mission. Cette démarche comporte de nombreux avantages, mais également des risques. C’est pourquoi il faut choisir avec grande minutie l’entreprise avec qui collaborer. Néanmoins, il ne suffit pas de dénicher un meilleur sous-traitant. Pour la réussite de la collaboration, une bonne gestion de sous-traitance est aussi de mise. Vous avez décidé d’externaliser une partie de vos travaux et vous venez de trouver la perle rare ? Voici quelques conseils pour bien l’encadrer efficacement durant le chantier.
Établir un cahier de charges précis
Le cahier des charges est primordial dans tout projet de sous-traitance BTP (Bâtiment et travaux publics). Il vous permet de vous assurer que les travaux effectués par votre sous-traitant correspondent parfaitement à vos attentes. Effectivement, il ne suffit pas de dire à votre prestataire que vous voulez lui confier une telle ou telle mission.
Afin de vous prémunir contre les mauvaises surprises, il faut établir un cahier de charges clair et détaillé. Vous devez consigner dans ce document toutes les données permettant d’aider votre sous-traitant à accomplir convenablement sa mission. Cela fait d’ailleurs partie de vos obligations en tant qu’entreprise donneuse d’ordre.
Il ne s’agit donc pas d’indiquer uniquement les grandes lignes. Il faut présenter tous les détails relatifs aux travaux. Le cahier de charges doit également contenir un calendrier clair, et préciser les responsabilités qui incombent à la société sous-traitante.
Vous pouvez effectivement constituer ce document avec la collaboration du prestataire à engager. Ainsi, les marges d’erreur seront réduites et toutes les éventualités prises en compte.
Bien rédiger le contrat
Après le cahier de charges, le contrat de sous-traitance est la base de toute collaboration avec un prestataire externe. Il permet de présenter l’étendue des travaux à effectuer, et de fixer les conditions générales liant l’entreprise donneuse d’ordre et la société preneuse d’ordre.
Ce document doit comporter les données concernant l’identité des deux sociétés, comme leur nom, leur forme juridique, l’adresse de leur siège social, le nom du dirigeant, le numéro RCS (Registre du commerce et des sociétés) et le montant du capital.
Le contrat de sous-traitance BTP renferme aussi un certain nombre de clauses, comme :
- la définition de l’ensemble des travaux confiés à l’entreprise sous-traitante,
- le calendrier et les modalités d’exécution des chantiers,
- les dispositions légales et contractuelles,
- les obligations de deux parties,
- les garanties prises en cas de non-paiement ou de non-exécution et les conditions de retenue,
- les modalités de résiliation du contrat,
- les procédures de recours en cas de litige,
- le prix de la prestation et les modalités de paiement.
Par ailleurs, la clause de secret doit être mentionnée dans la convention si le donneur d’ordre ou le maître d’ouvrage ne veulent pas divulguer certaines informations.
En signant cet accord, le sous-traité et le sous-traitant s’engagent à respecter ses termes et à se soumettre à leurs obligations respectives.
Superviser les travaux
Avant le début du chantier, il est important d’organiser une première réunion de travail. Elle vise à regrouper les membres de l’entreprise sous-traitante et le chargé de projet de la société donneuse d’ordre. Durant l’entrevue, il convient d’aborder certains points essentiels, comme :
- les attentes concernant la qualité de travail,
- les aspects relatifs à la sécurité, notamment les aires interdites, les mesures d’urgence et le local de premiers soins.
Après la première réunion, il ne faut pas effectivement négliger la supervision et le suivi du chantier. C’est certainement l’étape la plus importante d’une bonne gestion de sous-traitance dans le domaine du BTP. En tant qu’entreprise donneuse d’ordre, vous devez effectuer régulièrement des contrôles pour surveiller le progrès du chantier et les performances du sous-traitant. Il s’agit aussi de vérifier si les travaux sont exécutés conformément au devis du projet. Vous pourrez ainsi apporter rapidement des correctifs si nécessaire.
Il se peut que vous vous trouviez dans l’incapacité de suivre le travail de votre sous-traitant directement sur le chantier. Dans ce cas, la meilleure solution consiste à recourir à un logiciel de gestion de chantier. Ce dispositif vous permet de superviser de façon optimale et en temps réel vos chantiers.
Réaliser un audit
En tant que donneur d’ordre, vous demeurez seul responsable aux yeux du maître d’ouvrage. Il est donc crucial de formaliser les relations avec votre sous-traitant. Une fois les travaux terminés, il faut procéder à l’évaluation de performance globale de la société sous-traitante. Durant cet audit, il faut apprécier notamment :
- le respect de l’échéancier,
- la qualité générale de l’ensemble des travaux effectués par rapport à vos attentes,
- le respect de différentes normes et instructions imposées dès le début,
- les incidents ou accidents survenus sur le chantier.
Cet audit vous permet de valider la capacité de votre sous-traitant à respecter le contrat et les exigences.
Par ailleurs, si vous comptez sous-traiter tout ou partie de votre chantier, profitez de notre service de sous-traitance. Pour demander un devis, veuillez cliquer ici.